Bearbeiter in Auftrag anpassen

Template: Neuen Auftrag per Event abrufen

In diesem Tutorial baust du einen eigenen Flow auf Basis des Templates „Neuen Auftrag per Event abrufen“.

Ziel:

▶️ Das Feld “Bearbeiter” automatisch am Auftrag aktualisieren, wenn ein neuer Auftrag erstellt wird.

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1. Workflow aus der Flow Library importieren

1. Öffne in Connect die Flow Library.

2. Wähle das gewünschte Template aus – z. B.

   „Neuen Auftrag per Event abrufen“.

3. Klicke auf Übernehmen und stimme den Nutzungsbedingungen zu.

4. Das Template enthält in diesem Fall keine Parameter – du kannst es daher unverändert importieren.

5. Der Flow wird nun in dein Projekt übernommen (Standard: Default Project).

Du findest den importierten Flow anschließend unter:

Connect → Workflows → Default Project

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2. Template öffnen & Grundstruktur prüfen

1. Öffne deinen Flow über das Pinsel-Symbol.

2. Du siehst nun die bestehende Grundkonfiguration des Templates:

   • Die Sales Order ID wird aus dem Event extrahiert und in einer Variable gespeichert

   • Auch die Projekt-ID wird gespeichert

   • Der Flow führt anschließend einen Sales Order API Call aus, um alle Auftragsdaten abzurufen

   • Ein kleines Beispiel-Mapping demonstriert, wie Felder verarbeitet und geloggt werden können

Diese Struktur dient als Startpunkt für deine eigenen Erweiterungen.

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3. Eigenen Trigger hinzufügen

Damit der Flow überhaupt automatisch ausgeführt wird, musst du den gewünschten Trigger hinzufügen.

Es gibt zwei Wege – wir verwenden den Weg direkt im Flow Editor.

1. Klicke im Editor auf das Plus-Symbol.

2. Wähle unter Trigger den passenden Event-Trigger aus.

   Für unser Beispiel:

   SalesOrderCreated

3. Speichere den Flow.

Damit reagiert der Flow künftig auf jeden neu angelegten Auftrag in Xentral.

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4. Test des importierten Templates

Um zu prüfen, ob Trigger & Grundlogik funktionieren:

1. Lege in Xentral einen neuen Auftrag an.

2. Wechsle in den Journal-Bereich des Flows.

3. Du siehst dort eine neue Ausführung – inkl. der übergebenen Event-Parameter.

4. Öffne die Details:

   • Der Flow hat die Sales Order anhand der ID korrekt erneut per API geladen

   • Die Beispiel-Mappings wurden ausgeführt

   • Die Log-Nachrichten enthalten die Werte aus dem Template

Damit ist das Template erfolgreich einsatzbereit.

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5. Eigene Anpassung einbauen: Bearbeiter-Feld ändern

Wir erweitern nun den Flow um eine individuelle Funktion:

Der Bearbeiter („Editor“) soll beim Auftrag automatisch auf den Firmennamen gesetzt werden.

Schritt 1: Herausfinden, welches Feld geändert werden muss

1. Öffne die Sales Order API Dokumentation.

2. Suche nach dem Feld für den Bearbeiter.

   → Das relevante Feld lautet: Editor

Schritt 2: Assignment-Element einfüge

1. Wechsle zurück in deinen Flow.

2. Klicke auf + unterhalb des API-Aufrufs.

3. Füge ein neues Assignment hinzu.

4. Lege eine neue Variable an, z. B.:

   salesOrderUpdate

5. Setze innerhalb des Assignments:

editor = "Test company"

Diese Variable enthält nun alle Änderungen, die später an die API übergeben werden.

Schritt 3: API-Update ausführen

1. Füge unter dem Assignment den Xentral API Connector ein.

2. Wähle den Request:

   Sales Order Update

3. In das Feld Sales Order ID kommt die bereits zuvor gespeicherte ID.

4. Für den Input Body:

   • Wähle Output-Variable als Dateneingabe

   • Übergib deine Variable salesOrderUpdate

Speichern – fertig.

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6. Test der eigenen Anpassung

1. Lege erneut einen Auftrag in Xentral an.

2. Im Flow-Journal erscheint eine neue Ausführung.

3. Öffne die Details:

   • Der „Editor“ wurde wie gewünscht aktualisiert

   • Im Auftrag in Xentral steht nun dein Firmenname als Bearbeiter

Damit hast du erfolgreich eine eigene Funktion auf Basis eines Templates umgesetzt.

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7. Flow umbenennen & dokumentieren

Da aus dem Template nun ein eigener Use Case geworden ist, solltest du ihn umbenennen:

1. Öffne die Flow-Einstellungen (Stift-Symbol).

2. Vergib einen neuen Namen und eine Beschreibung.

3. Optional kannst du:

   • weitere Parameter hinzufügen

   • zusätzliche Variablen definieren

   • die Struktur nach deinen Anforderungen erweitern

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8. Fazit

In diesem Hands-on Tutorial hast du gelernt:

✔ Wie du ein Workflow-Template importierst

✔ Wie du einen passenden Event-Trigger hinzufügst

✔ Wie du mit API Calls und Mappings arbeitest

✔ Wie du den Flow testest

✔ Wie du eigene Business-Logik integrierst

✔ Wie du den Flow in einen vollständigen Use Case verwandelst

Damit bist du in der Lage, flexibel eigene Workflows aus der Flow Library abzuleiten und an deine Geschäftsprozesse anzupassen.

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